Privacyverklaring & Klachtenregeling

Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: januari 2026

Stichting Shelter is een logeer- en gezinshuis en werkt samen met de organisatie 'Bij Elkaar'. In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat dit op een zorgvuldige, veilige en transparante manier gebeurt. Vanaf november 2025 werken wij via de systemen van 'Bij Elkaar'. U kunt ook hun privecy verklaring vinden op de website van 'Bij Elkaar'.

Uw privacy
Op grond van de Jeugdwet en WGBO en vanuit goede hulpverlening is het verplicht om een dossier bij te houden. Hierin leggen wij de gegevens vast van uw kind, uzelf, andere gezinsleden en betrokken hulpverleners. Stichting Shelter gaat zorgvuldig om met de gegevens van u en uw gezin. De afspraken hierover staan beschreven in ons Privacy beleid. De belangrijkste punten leest u hieronder.

Het dossier
Om hulp te kunnen bieden, leggen wij in het dossier persoonsgegevens vast zoals naam, adres en geboortedatum van de cliënt, diens ouders en/of andere betrokkenen. Ook informatie die nodig is voor de hulpverlening, hierbij kunt u denken aan gespreksverslagen, het plan van aanpak, brieven en notities. Deze worden ook in het dossier opgenomen. Deze gegevens gebruiken wij uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor het bieden van goede hulp en de financiering daarvan.

Digitaal registratiesysteem
Wij maken gebruik van een goed beveiligd digitaal registratiesysteem ONS via 'Bij Elkaar'. Dossiergegevens, documenten en rapportages worden hierin vastgelegd. Indien u hier recht op heeft en de veiligheid van de betrokkenen gewaarborgd is, kunt u op verzoek toegang krijgen tot het dossier. Zo kunt u het hulpverleningsproces volgen.

Betrokken medewerkers van Stichting Shelter hebben hier eveneens toegang toe. Medewerkers die niet betrokken zijn hebben uiteraard geen toegang.

Recht op Inzage

Ouders met gezag mogen het dossier van kinderen jonger dan 16 jaar inzien.
Jongeren van 12–16 jaar mogen samen met hun ouders inzage krijgen.
Jongeren van 16 jaar en ouder geven zelf toestemming voor inzage door ouders.
Op verzoek kan iemand uit het netwerk toegang krijgen, mits dit veilig is.
Ouders kunnen desgewenst ieder een apart dossier ontvangen.

Correctie en verwijdering
Zijn gegevens in het dossier onverhoopt onjuist, dan kunt u schriftelijk verzoeken deze te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen. U kunt eveneens bezwaar maken tegen het gebruik van bepaalde gegevens. Ook heeft u het recht om de gegevens uit het dossier over te (laten) dragen aan een andere organisatie.

Het is niet zo dat de cliënt (of diens ouders) bepaalt wat in het dossier komt. De professional is hierin leidend. Als meningen uiteenlopen, kunnen beide standpunten in het dossier worden opgenomen.

U kunt schriftelijk verzoeken om:

Aanpassing, aanvulling of verwijdering van onjuiste gegevens
Bezwaar te maken tegen het gebruik van bepaalde gegevens
Overdracht van het dossier aan een andere organisatie

Bewaartermijnen
Dossiergegevens worden 15 jaar bewaard. Op schriftelijk verzoek kunnen deze onder voorwaarden worden vernietigd.

Wie mogen de gegevens ontvangen?

Verstrekking van gegevens aan derden

Wij werken samen met 'Bij Elkaar' en hebben daarom een verwerkingsovereenkomst.

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van onze zorg. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
Het verzorgen van de (financiële) administratie;
Het verzorgen van een beveiligd rapportagesysteem;
Behandelverantwoordelijkheid
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkers-overeenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder mag u er vanuit gaan dat de medewerkers van Stichting Shelter geen gegevens uit het dossier aan derden zonder uw toestemming verstrekken. Als u hiervoor wel toestemming heeft gegeven dan kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. Zonder toestemming mogen gegevens alleen worden gedeeld met direct betrokken professionals binnen Stichting Shelter en 'Bij Elkaar'.

Daarnaast kunnen bepaalde gegevens op grond van wettelijke verplichtingen zonder toestemming worden verstrekt,

Wettelijk verplicht is (bijv. gemeente, Inspectie, politie in het kader van onderzoek)
Verplicht is op grond van de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling
Nodig is voor de uitvoering van de behandel- of hulpverleningsovereenkomst

Gegevens kunnen ook anoniem worden gebruikt voor (effect)onderzoek en voor controle door de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Uiteraard handelen wij ook volgens het samenwerkingsprotocol van 'Bij Elkaar'.

Verwijsindex
Indien u gebruikmaakt van hulp van Stichting Shelter, kan dit leiden tot een melding bij de Verwijsindex Risicojongeren. Andere hulpverleningsorganisaties werken hier ook mee. Zo voorkomen we dat hulpverleners langs elkaar heen werken. In de Verwijsindex staat enkel dát u hulp krijgt, niet welke hulp of de reden van de hulp. Werken met de Verwijsindex is een verplichting opgelegd door de gemeente. Als u hier bezwaar tegen heeft, kunt u dit indienen bij de gemeente.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?
Stichting Shelter neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Denk aan:

Beveiligde systemen met wachtwoorden
Alle personen die namens Bij Elkaar van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
Toegangscontrole
Vaste protocollen bij gegevensverwerking
Interne bewustwording en training
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

Contact
Voor vragen of verzoeken rondom privacy en uw gegevens kunt u contact opnemen met:

Stichting Shelter
E-mail: shelter@kpnmail.nl

Datalekken en klachten

Mocht u het vermoeden hebben van een data lek dan kunt u dit altijd melden bij ons via bovenstaand e-mailadres. Wij handelen dit zorgvuldig af volgens ons datalekprotocol.

Ben je het niet eens met hoe wij omgaan met jouw gegevens? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast.
Raadpleeg deze pagina regelmatig voor de meest actuele versie.

Klachtenregeling

1. Inleiding
Bij Logeerhuis & Gezinshuis Shelter streven we naar veilige, respectvolle en transparante zorg. Toch kan het voorkomen dat een cliënt, ouder of andere betrokkene ontevreden is. Deze klachtenregeling beschrijft hoe je een klacht kunt indienen en hoe wij daarmee omgaan.

2. Wat is een klacht?
Een klacht is een uiting van onvrede over:

De manier waarop een gezinsouder met een cliënt of ouder is omgegaan.
De geboden ondersteuning of begeleiding.
De organisatie of communicatie van Stichting Shelter.

3. Wie kan een klacht indienen?
Iedereen die betrokken is bij Stichting Shelter, zoals:

De jeugdige zelf (vanaf 12 jaar)
Ouders of wettelijk vertegenwoordigers
Hulpverleners van samenwerkende organisaties
Pleegouders, voogden of mentoren

4. Eerst in gesprek
We proberen een klacht eerst samen op te lossen via een persoonlijk gesprek. Neem contact op met één van de gezinsouders. We luisteren, denken mee en zoeken een passende oplossing.

Wil je hierbij ondersteuning dan kan u de vertrouwenspersonen benaderen.

5. Formele klacht indienen
Is een gesprek niet mogelijk of onvoldoende? Dan kun je een formele klacht indienen:

Hoe?
Dit kan telefonisch*, per mail, per post* of face to face.
E-Mail: shelter@kpnmail.nl
* telefoon en adres is bij u als client bekend.

Samen zetten we je klacht op papier de klacht bevat ten minste:

Je naam en contactgegevens.
Omschrijving van de klacht.
Datum waarop de situatie zich voordeed.
Wat je al hebt ondernomen: zie stappenplan.
Wat je graag als oplossing ziet.

Samen zetten we de klacht op papier en bespreken we mogelijk oplossingen.

Interne verwerking van klachten:
Formele klachten worden geregistreerd en opgeslagen in het cliëntdossier. Alleen direct betrokken medewerkers hebben toegang tot deze informatie. Stichting Shelter gebruikt klachten als leermoment en evalueert deze jaarlijks met als doel de kwaliteit van zorg te verbeteren.

6. Afhandeling van de klacht

Binnen 7 werkdagen ontvangt u een ontvangstbevestiging.
Binnen 2 weken ontvangt u een schriftelijke reactie met:
- de bevindingen,
- eventuele maatregelen of oplossingen en wie je kunt benaderen als u het er niet mee eens bent.

De formele afhandeling van klachten wordt verzorgd door de directie en het bestuur van Stichting Shelter. Gezien Stichting Shelter een kleine organisatie is, zijn dit Ferry en Talitha. Indien nodig schakelen zij een onafhankelijke klachtenfunctionaris in via een externe partij. Zij begrijpen namelijk ook dat de veiligheid voor een ieder gewaarborgd dient te blijven.

7. Gedragsregels bij klachtgesprekken:
Tijdens gesprekken rondom een klacht verwachten we van alle betrokkenen een respectvolle houding. Emoties mogen er zijn, maar wij accepteren geen schreeuwen, schelden of agressief gedrag. Bij overschrijding kan het gesprek worden afgebroken en op een later moment worden hervat.

8. Externe klachtenregeling
Ben je niet tevreden met de afhandeling? Dan kun je terecht bij een onafhankelijke klachtencommissie.

Stichting Shelter is aangesloten bij:
Er is iets misgegaan!

Van Weedestraat 3
3761 CA, Soest
Postbus 3045
3760 DA, Soest

Website https://erisietsmisgegaan.nl
Telefoon: 035-2031585
E-mail: info@erisietsmisgegaan.nl

9. Privacy
Jouw klacht wordt vertrouwelijk behandeld. Alleen mensen die betrokken zijn bij de klacht krijgen toegang tot de informatie.

10. Evaluatie
Elke klacht helpt ons leren. We evalueren klachten jaarlijks om onze zorg te verbeteren.

11. Vertrouwenspersoon / Jeugdstem.
Als organisatie zijn wij verbonden aan jeugdstem. Jeugdstem is de organisatie van vertrouwenspersonen in de jeugdzorg. Iedereen die te maken heeft met jeugdzorg en daar vragen over heeft, kan bij ons terecht. Voor informatie, advies of ondersteuning. Kinderen, jongeren en volwassenen kunnen met vragen of klachten naar een vertrouwenspersoon. Een vertrouwenspersoon kan meegaan naar gesprekken met de gemeente of een hulpverlener. Ook helpt de vertrouwenspersoon met het indienen van een klacht bij een klachtencommissie of bij het bezwaar maken bij de gemeente.

Ondersteuning door de vertrouwenspersoon van Jeugdstem is gratis. Jeugdstem is een zelfstandige stichting, de vertrouwenspersonen zijn niet in dienst van St Logeer- & Gezinshuis Shelter of Bij Elkaar.

Een Jeugdstem vertrouwenspersoon:

geeft informatie en advies aan jongeren, ouders en verzorgers en legt uit hoe de jeugdzorg werkt;
ondersteunt cliënten bij klachten over de jeugdzorg;
geeft informatie over rechten en rechtspositie in de jeugdzorg;
draagt bij aan verbetering van de kwaliteit van de jeugdzorg;

Zo bereik je Jeugdstem

Bel gratis naar 088 – 555 1000
Chat met een vertrouwenspersoon via www.jeugdstem.nl De chat is open van maandag t/m donderdag van 16.00-20.00 uur en op vrijdag van 15.00-17.00 uur.

12. Overzicht van de stappen bij een klacht:
1. Bespreek je onvrede eerst met de gezinsouder (informeel).
2. Indien dit onvoldoende helpt of niet mogelijk is, dien een formele klacht in via e-mail of post.
3. Binnen 7 werkdagen ontvang je een ontvangstbevestiging.
4. Binnen 4 weken volgt een schriftelijke reactie met bevindingen en eventueel voorgestelde oplossingen.
5. Je kan altijd de vertrouwenspersoon van Stichting Shelter benaderen om het gesprek aan te gaan.
6. Indien je het niet eens bent met de uitkomst, kun je terecht bij een onafhankelijke klachtencommissie van St. Shelter